IDOARRT: La Guía Definitiva para la Alineación de Equipos

Descubre IDOARRT: La Guía Definitiva para la Alineación de Equipos

Rara vez nos paramos antes de que nos asignen un proyecto y pensamos como queremos trabajar durante la ejecución, qué responsabilidades tenemos cada uno dentro del equipo, incluso yendo un poco más lejos, que reglas del juego queremos establecer.

No, esto no es habitual en nuestro dia a dia, donde lo normal sería empezar a ejecutar sin saber que tipo de perfiles tenemos a nuestro alrededor, quién pueden ser las personas adecuadas para la ejecución y que tiempos tenemos para dedicar a cada una de las tareas o fases a las que nos enfrentaremos.

Pues bien, hoy vamos a hablar de una herramienta extremadamente sencilla que muchas organizaciones están utilizando para alinear sus equipos antes de cualquier ejecución que necesite un equipo. IDOARRT, quedaros con estas siglas.

¿Qué Es IDOARRT?

IDOARRT es una herramienta que facilita el establecimiento de objetivos claros antes de cualquier proyecto en equipo. Su objetivo principal es asegurar que todos los miembros comprendan cada aspecto del proyecto, fomentando un ambiente de seguridad y confianza. Las siglas IDOARRT corresponden a: Intention, Desired Outcome, Agenda, Rules, Roles and Responsibilities, y Time.

• Intention (Intención): ¿Cuál es el propósito principal del proyecto? ¿Por qué lo hacemos?
• Desired Outcome (Resultado Deseado): ¿Qué resultados específicos debemos lograr? (documentos, aplicaciones, reputación, etc.)
• Agenda: ¿Qué actividades o hitos clave debemos completar y en qué orden?
• Rules (Reglas): ¿Qué normas estableceremos durante el proyecto? (puntualidad, participación, etc.)
• Roles and Responsibilities (Roles y Responsabilidades): ¿Cuál es el rol de cada miembro del equipo? Un facilitador puede ser clave.
• Time (Tiempo): ¿Qué plazos y tiempos de reunión debemos respetar?

¿Cómo Implementar IDOARRT?

Para utilizar IDOARRT, necesitas un flipchart, posits y un equipo dispuesto a colaborar. Esta herramienta mejora la eficiencia y colaboración del equipo.

Beneficios de Usar IDOARRT

• Alineación clara de objetivos.
• Definición precisa de roles y responsabilidades.
• Establecimiento de reglas de trabajo efectivas.
• Mejora en la gestión del tiempo.
• Mayor colaboración y eficiencia del equipo.
• Una reducción de los conflictos internos.

Guía Paso a Paso para Implementar IDOARRT

Paso 1: Preparación

• Reúne al equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén presentes y dispuestos a participar.
• Materiales: Prepara un flipchart, posits y rotuladores.
• Ambiente: Busca un espacio tranquilo y cómodo donde el equipo pueda trabajar sin distracciones.

Paso 2: Explicación de IDOARRT

• Explica qué es IDOARRT y sus beneficios.
• Describe cada uno de los componentes de IDOARRT: Intention, Desired Outcome, Agenda, Rules, Roles and Responsibilities, y Time.
• Asegúrate de que todos los miembros del equipo comprendan el propósito de cada componente.

Paso 3: Definición de la Intención

• Pregunta al equipo: ¿Cuál es el propósito principal de este proyecto? y ¿por qué lo estamos haciendo?.
• Anota las respuestas en el flipchart.
• Llega a un consenso sobre la intención del proyecto.

Paso 4: Definición del Resultado Deseado

• Pregunta al equipo: ¿Qué resultados específicos queremos lograr con este proyecto?.
• Anota los resultados deseados en el flipchart.
• Sé específico y medible al definir los resultados.

Paso 5: Creación de la Agenda

• Identifica las actividades o hitos clave que deben completarse para lograr los resultados deseados.
• Ordena las actividades en secuencia lógica.
• Anota la agenda en el flipchart.

Paso 6: Establecimiento de las Reglas

• Pregunta al equipo: ¿Qué reglas queremos establecer para este proyecto?.
• Anota las reglas en el flipchart.
• Considera reglas sobre comunicación, participación, puntualidad, etc.

Paso 7: Definición de Roles y Responsabilidades

• Asigna roles y responsabilidades a cada miembro del equipo.
• asegurate de que cada miembro del equipo comprende su rol y sus responsabilidades.
• Anota los roles y responsabilidades en el flipchart.
• Considera designar un facilitador para el proyecto.

Paso 8: Establecimiento del Tiempo

• Define los plazos para cada actividad o hito.
• Establece los tiempos de reunión y los descansos.
• Anota los plazos y tiempos en el flipchart.

Paso 9: Revisión y Consenso

• Revisa todos los componentes de IDOARRT con el equipo.
• Asegúrate de que todos estén de acuerdo con la información registrada.
• Realiza los ajustes necesarios.

Paso 10: Seguimiento

• Utiliza IDOARRT como guía durante la ejecución del proyecto.
• Realiza un seguimiento regular del progreso.
• Realiza ajustes a IDOARRT si es necesario.

Bonus Track

• Sé flexible y adaptable durante el proceso de implementación.
• Fomenta la participación y la colaboración de todos los miembros del equipo.
• Celebra los logros y aprende de los errores.
• Considera realizar una sesión de IDOARRT al inicio de cada nuevo proyecto.

Desafíos al Implementar IDOARRT

1. Resistencia al Cambio

Algunos miembros del equipo pueden ser reacios a adoptar un nuevo proceso.

Solución:

• • Comunica claramente los beneficios de IDOARRT y cómo mejorará el trabajo en equipo.
  • Involucra a todos en el proceso de implementación y permite que expresen sus inquietudes.
  • Empieza con proyectos piloto pequeños para demostrar la eficacia de IDOARRT.

2. Falta de Claridad en los Roles y Responsabilidades

Los miembros del equipo pueden tener dificultades para definir sus roles y responsabilidades.

Solución:

• • Utiliza ejemplos concretos para aclarar los roles.
  • Fomenta la comunicación abierta y la colaboración para definir los roles.
  • Designa un facilitador para mediar en las discusiones y garantizar que todos estén de acuerdo.

3. Dificultad para Establecer Objetivos Medibles

El equipo puede tener dificultades para definir resultados deseados específicos y medibles.

Solución:

• • Utiliza la metodología SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, con Plazo definido) para definir los objetivos.
  • Desglosa los objetivos en tareas más pequeñas y manejables.
  • Realiza un seguimiento regular del progreso y ajusta los objetivos según sea necesario.

4. Gestión del Tiempo

El equipo puede tener dificultades para cumplir con los plazos y gestionar el tiempo de manera eficaz.

Solución:

• • Establece plazos realistas y ten en cuenta los retrasos que surgirán.
  • Utiliza herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento del progreso.
  • Programa reuniones regulares para revisar el progreso y abordar los problemas.

5. Conflictos de Equipo

Pueden surgir conflictos durante el proceso de implementación de IDOARRT.

Solución:

• • Fomenta la comunicación abierta y el respeto mutuo.
  • Establece reglas claras para la resolución de conflictos.
  • Designa un facilitador para mediar en los conflictos y ayudar al equipo a encontrar soluciones.

Os animamos a que uséis esta herramienta, nosotros ya lo hacemos en nuestras sesiones de Teaming dentro de los labs de product y change.

Hasta la próxima amig@s!!