Claves del cambio organizacional

La mayoría de las veces, las acciones y decisiones que se requieren para facilitar un proceso de cambio organizacional, si lo pensamos bien, son cosas de sentido común. Lo que sucede es que el sentido común muchas veces es el menos común de los sentidos.

Hoy os compartimos las reflexiones de nuestro entrenador y Course Lead Expert Jesús Carreras, a partir de una charla online que tuvieron Jesús y nuestra entrenadora y Fellow Researcher Miriam Moreno. En esta etapa inicial, exploramos cómo la mentalidad adecuada es el motor de una transformación auténtica.

Una de las razones de la existencia del Change Lab de The Hero Camp es compartir conocimiento y experiencias a partir del trabajo con nuestros clientes, conversaciones del equipo de entrenamiento del programa de Facilitación de Procesos de Cambio, y la revisión de bibliografía actualizada sobre temas de Cambio Organizacional.

Aquí tienes un listado de claves para el cambio organizacional que, dependiendo de la naturaleza de la empresa, varían en intensidad, pero están siempre presentes.

1. La ley de los pequeños cambios

Cuando hablamos de cambio organizacional, a veces imaginamos grandes proyectos que ponen patas arriba la cultura. Existe la creencia de que cambiar es «darle la vuelta al calcetín».

Sin embargo, cualquier alteración interna requiere un cambio organizacional pequeño pero importante. Desde contratar nuevas personas hasta implantar teletrabajo, todo suma.

Adoptar una actitud dinámica ante estos micro-cambios permite que la organización evolucione de forma brillante. No esperes un Big Bang; la constancia es la clave maestra.

2. Adaptación al cambio continuo

Solemos asociar la palabra «cambio» con «problema». Si algo se mueve es porque no funciona. Esta visión mecánica es limitada y poco innovadora.

Si vemos las empresas como seres vivos, el cambio organizacional se convierte en una evolución natural. Es lo que Peter Senge llama la «organización que aprende«.

Adelantarse al contexto es una estrategia poderosa. Integrar el cambio en el ADN permite influir en el diseño del futuro en lugar de solo reaccionar.

3. Visión & Acción alineadas

En todo cambio organizacional siempre hay una fuerza inicial que identifica la necesidad del cambio y hay otra fuerza posterior que lo acciona. Es decir, como si, por un lado, hubiese un sensor que detecta la necesidad de cambio y, por otro, un motor que pone en marcha las fuerzas necesarias para llevarlo a cabo.  Esto lo podemos traducir como “visión del cambio” y “promoción del cambio”. 

Si lo pensamos bien, es de sentido común, un proceso de libro. De igual forma, pensamos que es de sentido común que estas dos fuerzas estén alineadas para que el cambio tenga éxito. ¡Pues no!. Nuestro comportamiento dentro de las organizaciones no siempre sigue este patrón de pensamiento tan “de cajón”. Iniciar un cambio es distinto a promover el cambio.

Si no somos conscientes de esta diferenciación, y su importancia, tendremos muchos problemas en el camino. Por eso otra de las claves de todo proceso de cambio es tener estas fuerzas alineadas, y en continua retroalimentación, para navegar correctamente por las aguas de cambio de nuestra organización.

¿Quieres tener un indicador para que salten las alarmas cuando necesites recurrir al menos común de los sentidos?. Pues bien, cuando en tu organización los criterios para elegir las personas que promoverán el cambio sean del tipo: “como esto va de transformación digital que lo lideren desde IT”, o “que lo lidere ponelnombrequequieras que tiene más tiempo ahora”. 

Estos criterios de selección, si nos fijamos bien, poco tienen que ver con la actitud y habilidades que necesitamos para sostener un proceso de cambio. Esto es un claro síntoma del trastorno del rol mal elegido, y un factor de alto riesgo para que Visión y Promoción no estén alineados. Si lo ves, ¡que salte la alarma!

4. Sanas tensiones

Otro de nuestros prejuicios como sociedad occidental, es “si hay tensiones, malo, hay que evitarlas”, esta idea tan interiorizada hace que la gente huya, incluso físicamente, de las tensiones. Esto es un error, primero porque por mucho que huyas la tensión no desaparece, y segundo, porque las tensiones son nuestras mejores aliadas en los procesos de cambio. 

Las tensiones son nuestras rastreadoras de metales preciosos de cosas sobre las que hay que prestar atención en toda relación. Nos dicen “aquí tienes este asunto que hay que trabajar”. La dificultad está en que el lenguaje que utiliza la tensión para comunicarnos su valor es brusco y nada delicado. Pero si vencemos el prejuicio sobre las tensiones encontraremos tesoros valiosos para allanar el camino del cambio.  

Por ejemplo entre los roles de Visión y Promoción del cambio va a haber tensiones seguro, es de 1º curso de Estrategia y Cambio organizacional. Por eso estar atentas a ellas, y alinear ambas fuerzas es clave, y cuanto antes mejor. Lo que hay que hacer no es evitar las tensiones, porque siempre las habrá, sino afrontarlas, es un principio del funcionamiento de los sistemas dinámicos.

5. Roles definidos para el éxito

Hablando de los roles, el establecimiento de roles es una de las formas para manejar las tensiones.  Aquí van algunos de los roles que desde Change Lab tenemos identificados para navegar por los cambios organizacionales. ¡Ojo! varios roles pueden estar distribuidos en diferentes personas, o puede haber una persona con varios roles:

Iniciar el cambio: Quien detecta la necesidad de cambio y la enmarca dentro de la estrategia de la organización.

Promoción del cambio: Garante de que el cambio tenga lugar.  Se encarga de la planificación, combinación de recursos, comunicación directa con el resto de stakeholders dentro de la organización, etc.

Personas expertas: Personas que conocen bien el contenido del cambio, de las cuales necesitaremos su conocimiento y experiencia a lo largo del proceso (procesos internos, cultura, disciplinas de conocimiento, orientación al cliente, etc). Conocen bien el Qué.

Facilitación: Persona que se encarga del proceso de cambio, independientemente del contenido del cambio en particular. Conoce bien el Cómo. Puede ser interna o externa a la organización. Aunque normalmente la visión externa es más recomendable.

Personas afectadas por el cambio: No siempre todas las personas dentro de la organización se ven afectadas por los cambios de forma directa. Por lo tanto es importante incluir en el proceso de cambio a las personas que sí serán afectadas por el cambio, son parte del cambio y por lo tanto cumplen un rol.

En resumen:

• Iniciador: Detecta la necesidad estratégica.

• Promotor: El garante entusiasta de que las cosas sucedan.

• Expertos: Aportan el conocimiento técnico necesario.

• Facilitador: Guía el «cómo» de forma profesional.

6. Claridad en el propósito

Un conflicto que siempre aparece en todo proceso de cambio, como la pregunta que siempre cae en el examen, tiene que ver con ¿para qué hacemos el cambio?. Desde la Visión podemos dar una respuesta a esta pregunta y desde la Promoción entender otra. Super clave aclarar esto desde el principio del proceso para que no pasen situaciones como “yo entendí que te referías a …”, o “te dije claramente que lo que necesitábamos ….”. Una de las máximas dentro de Change Lab es “Enunciar los motivos del cambio no es sinónimo de definir las necesidades del cambio”, es necesario varias idas y venidas. 

Para anticiparnos a estas situaciones lo suyo es entender bien de lo que estamos hablando (ej. transformación digital, qué, cuándo, a quién, intereses que hay detrás, etc). Aclararlo antes de empezar y marcar hitos para ver si nos estamos entendiendo.

Parte de las cosas que hay que dialogar entre la Visión y la Promoción para enmarcar bien el cambio son cosa del tipo: ¿para qué hacemos el cambio? (propósito último no solamente el objetivo), ¿qué capacidad de autonomía tendrán los equipos?, ¿cuáles son los límites?, etc)

Es indispensable enunciar los motivos y definir las necesidades reales. Marcar hitos de control asegura que todos remen en la misma dirección de manera armónica.

Algunos aprendizajes más que compartimos contigo desde Change Lab si vas a promover un proceso de cambio o estás de lleno dentro de uno:

7. Resistencia y empatía

No te lo tomes como algo personal. La resistencia no es contra ti, es una reacción lógica ante lo desconocido en cualquier cambio organizacional.

Mide tu pasión y céntrate en el encargo. Cuando veas que el equipo empieza a moverse solo, sabrás que el cambio es una realidad asombrosa.

¿Tienes alguna clave de cambio más que te haya surgido en tu práctica organizativa habitual al hilo de este post?, ponla en los comentarios para seguir la conversación.

Jesús Carreras – Course Lead Expert

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Por qué es difícil el cambio organizacional? Principalmente por la resistencia al miedo y la falta de alineación entre la visión estratégica y la ejecución operativa.

¿Cuál es el rol de la comunicación en el cambio organizacional? Es el eje transparente que reduce la incertidumbre y conecta las necesidades de las personas con los objetivos de la empresa.

¿Cómo medir el éxito de un cambio organizacional? A través de indicadores de adopción, clima laboral y el cumplimiento de los hitos estratégicos definidos al inicio.